Vrijwilligerswerk dat meebeweegt met de tijd

Vrijwilligers zijn het hart van Tele-Onthaal. Ze luisteren, dag en nacht, naar mensen die het moeilijk hebben. Maar ook het engagement van vrijwilligers verandert. Wat mensen nodig hebben om zich vrijwillig te engageren, is niet meer wat het tien jaar geleden was.
Tele-Onthaal merkte dat, voelde de druk stijgen en koos ervoor om niet te wachten. Ze gingen aan de slag met hun vrijwilligersbeleid samen met de vrijwilligers zelf.                                                  

Geschreven door Sam Geleyn
Leestijd: 2 minuten

Wie en welke uitdaging?

Tele-Onthaal is een organisatie die anoniem en empathisch luistert naar wie vastzit, twijfelt of het even niet meer ziet. Achter die werking staan honderden vrijwilligers, verspreid over vijf provinciale diensten die recent één nationale vzw werden. Maar de cijfers baarden zorgen. De instroom van nieuwe vrijwilligers daalde. Tegelijk namen meer vrijwilligers afscheid. Dat bracht de organisatie bij enkele fundamentele vragen:
Hoe maken we het engagement van vrijwilligers haalbaar, aantrekkelijk en duurzaam?  En hoe kunnen we de diversiteit aan engagementen erkennen en benutten? De directie greep de kans van een subsidie van de Koning Boudewijnstichting aan om deze vragen grondig aan te pakken en met externe begeleiding een toekomstgericht traject op te zetten. 

Vroeger en nu

Waar het vrijwilligersbeleid vroeger per provincie werd vormgegeven, ontstond met deze oefening een gezamenlijk kader, gedragen door vrijwilligers, beroepskrachten en stafmedewerkers overheen de vijf diensten. Van een versnipperde aanpak ging Tele-Onthaal naar een collectieve reflectie over de kern van het engagement. De focus verschoof van "hoe houden we iedereen aan boord" naar "wat hebben mensen vandaag nodig om zich vrijwillig en duurzaam te engageren?" De organisatie creëerde ruimte om systematisch in gesprek te gaan met haar vrijwilligers, en nam hun inzichten ernstig. 

De aanpak

De voorbereiding begon in april 2024. Vanaf september vonden in elke provincie twee luisterrondes plaats, met een brede mix van actieve, nieuwe én voormalige vrijwilligers.

De respons? Verrassend groot. De terugkoppeling die volgde bracht iets bijzonders teweeg: vrijwilligers over heel Vlaanderen herkenden elkaars verhalen. Pijnpunten en kansen bleken opvallend gelijklopend. Die herkenning zorgde voor goesting om samen te bouwen.

Dat momentum werd verzilverd en zes themateams werden opgericht rond wat in de gesprekken telkens terugkwam:

  • Flexibiliteit & diversiteit
  • Nachtshiften
  • Anonimiteit
  • Basisopleiding
  • Coaching en ondersteuning
  • Vrijwilligersparticipatie   

 

In januari 2025 kwamen de trekkers van die teams samen. Ze werkten opdrachten uit, bepaalden hun focus en stelden interprovinciale werkgroepen samen. Voor het eerst werd er op deze schaal samengewerkt over de grenzen heen.  Op 13 mei volgde een tweede kantelmoment: de voorstellen die die dag gepresenteerd werden, waren helder, gedragen en krachtig. Er zat energie in de ruimte. Het mandaat was voelbaar.

“Wat dit traject sterk maakt, is dat vrijwilligers niet alleen mochten meepraten, maar ook echt mee aan tafel zaten om oplossingen te bedenken.” 

Sam Geleyn
Begeleider vanuit Hitch

Door vrijwilligers een mandaat te geven in het ontwerpen van oplossingen, groeit eigenaarschap.

De terugkoppeling van luisterrondes zorgde voor herkenning en engagement.

Participatie vraagt voorbereiding. Investering in structuur van teams, rollen en mandaten maakt participatie mogelijk.