Van vergadering naar samenspel: hoe K.H. Het Gildemuziek écht ging luisteren

De Koninklijke Harmonie Het Gildemuziek in Roeselare zette op een vrijdagavond een opvallend andere toon. Geen klassieke ledenvergadering met agendapunten en besluitvorming door het bestuur, maar een bewuste keuze om de leden actief te betrekken. Het bestuur gaf de dirigeerstok uit handen en creëerde ruimte voor echte dialoog. In plaats van te vertellen, nodigden ze hun leden uit om mee te denken, te overleggen en samen keuzes te verkennen.

Geschreven door Naiké Costa
Leestijd: 2 minuten

Wie en welke uitdaging?

Geen acute crisis of probleem dat moest worden opgelost. Wat wél leefde binnen het bestuur, was de behoefte om niet steeds zelf alle keuzes te maken en beslissingen te nemen. Ze wilden hun leden betrekken bij de toekomst van de vereniging, ruimte maken voor nieuwe stemmen en ideeën. Geen vergadering waarin informatie werd meegedeeld, maar een uitnodiging om samen na te denken, te overleggen en samen keuzes te verkennen.

Vroeger en nu?

Waar vergaderingen vroeger vooral draaiden om informeren en besluiten ontstond er nu een open sfeer van luisteren en uitwisselen. Zo’n 50 leden - van jonge muzikanten van 15 tot geëngageerde tachtigers vonden elkaar rond gedeelde vragen. De verscheidenheid aan leeftijden en achtergronden zorgde voor een rijke klankkleur in de gesprekken. Er werd geluisterd, bijgestuurd, gelachen en gezocht. De verbondenheid groeide, en leden die elkaar anders zelden spraken, vonden elkaar in een gedeelde zoektocht naar de toekomst van hun vereniging.

Mensen die elkaar normaal amper spreken, vonden elkaar rond gedeelde vragen en ambities

Geen opgelegde maat maar een eigen ritme

Meer vertrouwen, eigenaarschap en dynamiek

Aanpak

Onder begeleiding van Hitch werkten we met een participatieve methodiek. Acht centrale vragen vormden de kapstok voor de avond. In kleine groepen gingen de deelnemers in dialoog over uiteenlopende thema’s: van de invulling van het Sint-Ceciliafeest en financiële keuzes tot communicatiekanalen en de interne werking van de harmonie.  Hitch begeleide de deelnemers in kleine groepen.

Het ging niet om snelle oplossingen of besluiten, maar om luisteren. Elk groepje bracht input aan, dacht na, deelde ervaringen en ideeën. De kracht zat in het gesprek zelf: ruimte geven aan elke stem, ongeacht leeftijd of rol binnen de vereniging. De luisterronde bracht niet alleen inzichten, maar ook nieuwe verbindingen.

De avond toonde dat loslaten door het bestuur geen verlies van controle hoeft te betekenen, maar net een uitnodiging is tot gedeeld eigenaarschap en vernieuwing. Door leden actief te betrekken bij het denken over de toekomst, ontstaat er niet alleen meer draagvlak, maar ook meer vertrouwen, eigenaarschap en dynamiek.

 

"Het eindresultaat op zich maakt niet zoveel uit.  Dat we samen antwoorden zoeken, is voor ons al geslaagd"

Voorzitter
K.H. Het Gildemuziek

Lessons learned

De verbondenheid en het engagement binnen de groep gaat crescendo

Er komt ruimte voor ideeën die anders blijven liggen

Bestuurders krijgen meer inzicht in wat er leeft