Van tweesporenbeleid naar gedeeld sterk leiderschap

Wat begon als een ‘individueel’ traject van 2 directeurs mondde bij Paardensport Vlaanderen uit in een complete reorganisatie. Iedereen werd al vroeg in het proces meegenomen in het analyseren van de noden. Tijdens het werken aan verandering was er dan ook veel betrokkenheid en weinig weerstand. Het resultaat: een structuur en cultuur waarin verantwoordelijkheden duidelijk zijn en actie ondernemen aangemoedigd wordt.

Geschreven door Koen Vermeulen
Leestijd: 2 minuten

Wie en welke uitdaging?

Paardensport Vlaanderen is een erkende sportfederatie. Die ondersteunt de paardensport op het vlak van communicatie, logistiek, opleidingen, competitie, jeugdsport, … Een breed takenpakket, gedragen door een team dat op korte tijd groeide van 3 naar 15 medewerkers. “Dat was niet meer houdbaar binnen de toenmalige werking”, weet directeur Lies Vlamynck. “Er kwam een tweede directeur, maar we slaagden er onvoldoende in een goede tandem te vormen. Vanuit die nood startte ons traject, maar we trokken het al snel verder open.”

Vroeger en nu?

Met 2 directeurs voerde Paardensport Vlaanderen initieel een tweesporenbeleid. Beide hanteerden een andere stijl en dat resulteerde in een inefficiënte aanpak. Medewerkers hadden nood aan meer sturing en duidelijkheid. Het individuele traject met de directeurs liet de organisatie inzien dat ze niet goed gestructureerd was. Zo kreeg het traject een belangrijk, niet gepland vervolg. Het antwoord op de vraag lag niet zozeer bij een goede afstemming van 2 directeurs, des te meer lag die bij het ontwikkelen van een organisatiemodel waar medewerkers meer en bredere kansen kregen.  Met nieuwe teamleads en een duidelijke rolverdeling worden problemen nu snel en kordaat aangepakt, voor ze kunnen escaleren.

Teamleads als ondersteuning van medewerkers én van de directie

Individuele trajecten mogelijk voor medewerkers in een nieuwe rol

Jaarlijkse progressiesessie actualiseert en concretiseert de nieuwe mindset en dynamiek

Aanpak

Tijdens een intensief traject werd het volledige team van Paardensport Vlaanderen actief betrokken. Ook nu het nieuwe organisatiemodel volledig geïmplementeerd is, loopt de samenwerking verder. Lies Vlamynck: “We zitten in een onderhoudsfase. Voor ons betekent dat concreet enerzijds een jaarlijkse sessie met het hele team. Anderzijds hebben we met de teamleaders zowat elk kwartaal een intervisie met Hitch waar we uitdagingen en problemen bespreken. Natuurlijk kunnen we met dringende zaken ook altijd bij Hitch terecht. Zo’n back-up hebben geeft vertrouwen en rust.”
 

“Een alleen-op-de-wereldgevoel maakte plaats voor de wetenschap dat we als team de wereld aankunnen.”

Lessons learned

Door iedereen een duidelijk kader te geven, is er houvast maar ook vrijheid binnen het kader om zichzelf te zijn en zijn talenten te benutten.

Progressiesessies of onderhoudssessies zijn een goede manier om iedereen - ook nieuwe medewerkers - mee te krijgen en scherp te houden.

Dingen lossen zich meestal niet vanzelf op. Actie ondernemen en ingrijpen is niet altijd eenvoudig, maar wel noodzakelijk.