Gedeelde taal en skills voor medewerkers en vrijwilligers

Vrijwilligers die moeilijke gesprekken onderling liever uit de weg gingen en stafleden die brandjes moesten blussen: doorheen de jaren waren bij Awel, de vroegere Kinder- en Jongerentelefoon, 2 eilanden ontstaan. Kleine problemen escaleerden, ‘externen’ moesten ingrijpen bij de vrijwilligers en het groepsgevoel ontbrak. Hitch zette de neuzen terug in dezelfde richting en maakte alles bespreekbaar.

Geschreven door Sam Geleyn
Leestijd: 2 minuten

Wie en welke uitdaging?

Awel steunt op zo’n 400 paar vrijwillige schouders. Ze voeren ongeveer 25.000 gesprekken per jaar met kinderen en jongeren die de meest uiteenlopende vragen hebben. Van hoe ze een pizza moeten bakken als ze alleen thuis zijn tot grote levensvragen of mentale problemen. De stafmedewerkers enerzijds en de kernvrijwilligers anderzijds hadden nood aan een gemeenschappelijke taal. Handelingsverlegenheid moest plaats maken voor ondernemingszin.

Vroeger en nu?

Wie vrijwilliger wordt bij Awel krijgt steeds een opleiding, wie als kernvrijwilliger leiding geeft aan een groep vrijwilligers kreeg daar tot voor kort geen extra vorming voor. “Dat was soms merkbaar op de werkvloer. Zeker niet door een gebrek aan inzet, wel doordat er geen omkadering was om hen de kneepjes van het leidinggeven aan te leren”, licht Sibille Declercq, toenmalig directeur van Awel, toe. “Ze durfden mensen uit hun team onvoldoende aanspreken als dingen misliepen. Het gevolg was dat stafleden vaak brandjes moesten blussen.” Na het traject rond coachend leiderschap voor zowel stafleden, personeel als kernvrijwilligers worden problemen snel, kordaat en binnen teams aangepakt.

Kernvrijwilligers voelen zich echte leiders

Duidelijke rolverdeling en zicht op mandaten

Klare taal, die op elk niveau overeenkomt

Aanpak

Enkele brainstormgesprekken zetten de rode draad uit voor de opleiding op maat. Vervolgens werd 4 dagen lang gewerkt rond leiding geven, met een sterke focus op een coachende aanpak. Betaalde krachten en vrijwilligers kregen dezelfde inhoud, maar op een andere dag. Zo werd de openheid en eigenheid van de groep maximaal bewaakt. Er volgden een gezamenlijk intervisiemoment en een herhalingsdag voor iedereen om de kennis te borgen. Eind 2022 rondde Awel het traject met Hitch af. Ze organiseren zelf verder intervisies. 2 keer per jaar deelt een gemengde groep van betaalde krachten en vrijwilligers zowel positieve als negatieve ervaringen. “Zo blijven we van elkaar leren en houden we elkaar scherp”, besluit Sibille. 
 

“Kernvrijwilligers vonden het bijzonder moeilijk om andere vrijwilligers op iets aan te spreken.”

Lessons learned

Door de rolverdeling en mandaten duidelijk te stellen, durven verantwoordelijken beter ingrijpen en accepteren anderen hun acties sneller.

Niet de organisatiestructuur was het probleem, wel de heersende cultuur van handelingsverlegenheid.

Coachend leiderschap motiveert zowel de betaalde krachten als de vrijwilligers om het beste van zichzelf te geven op de werkvloer.